Ochrana osobných údajov

CIEĽ SPRACÚVANIA

PRÁVNY ZÁKLAD A DOBA USCHOVÁVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

DOBA USCHOVÁVANIA

Uzavretie a realizácia zmluvy so zákazníkom alebo dodávateľom

Čl. 6 ods. 1 pis. b a pis. f GDPR (za oprávnený záujem Prevádzkovateľa sa považuje kontaktovanie zamestnancov alebo spolupracovníkov zákazníka/dodávateľa v rámci činností podnikaných s cieľom uzavretia zmluvy, a taktiež jej realizácie.

Po dobu platnosti zmluvy. Po uplynutí tejto doby po dobu vypršania termínov pohľadávok vyplývajúcich zo zmluvy v súlade s predpismi Občianskeho zákonníka a iných.

Zistenie, vymáhanie pohľadávok a obhajoba proti takýmto pohľadávkam

Čl. 6 ods. 1 pis. f GDPR (za oprávnený záujem Prevádzkovateľa sa považuje prijímanie opatrení za účelom vymáhania pohľadávok a obhajoby proti nárokom – v tomto prípade sú zhromažďované údaje zákazníka/dodávateľa, ich zamestnancov alebo spolupracovníkov v rozsahu potrebnom pre vymáhané pohľadávky alebo obhajobu pred nimi.

Po dobu právoplatného ukončenia konaní vykonávaných v súlade s vymáhaním pohľadávok alebo obhajobou proti nárokom, a v prípade exekučných konaní po dobu konečného vysporiadania všetkých vymáhaných pohľadávok. Ak doba vymáhania nárokov je kratšia ako doba uschovávania účtovných dokumentov na daňové účely – takéto dokumenty spoločnosť DEFRO bude uschovávať po dobu potrebnú pre splnenie daňového účtovného záväzku (5 rokov od zakončenia roka, v ktorom sa uskutočnila záležitosť vedúca k vzniku daňových dôsledkov).

Evidencia sťažností a reklamačných postupov

Čl. 6 ods. 1 pis. b a f GDPR – za oprávnený záujem realizovaný spoločnosťou DEFRO sa považujú opatrenia prijímané v súvislosti s posudzovaním reklamácií, vrátane kontaktovania zákazníka/dodávateľa alebo jeho zamestnancov/spolupracovníkov, a taktiež nahrávanie telefonických rozhovorov pre potreby telefonickej obsluhy telefónnych oznámení.

1 rok od dátumu vypršania záruky alebo posúdenia/vysporiadania reklamácie.

Archivácia dokumentov súvisiacich s uzatváranými zmluvami, vrátane účtovných dokumentov

Čl. 6 ods. 1 pis. c a f GDPR

Po dobu splnenia spoločnosťou DEFRO jednotlivých právnych záväzkov súvisiacich s uschovávaním dokumentov, a uvedených v jednotlivých právnych predpisoch. V prípade dokumentov, ktorých uschovávanie nebolo výslovne uvedené v právnych predpisoch – po dobu, ktorá je potrebná pre vymáhanie pohľadávok v súlade s realizáciou oprávneného záujmu Prevádzkovateľa.

Vykonávanie marketingových aktivít bez využitia prostriedkov elektronickej komunikácie, uvedených v zákone o poskytovaní elektronických služieb a v zákone o telekomunikáciách.

Čl. 6 ods. 1 pis. f GDPR – za oprávnený záujem realizovaný spoločnosťou DEFRO sa považuje prijímanie opatrení propagujúcich jej činnosť.

Po dobu podania námietky, uvedenej v Čl. 21 GDPR a oznámenia nám ľubovoľným spôsobom, že nechcete viac dostavať takéto informácie.

Vykonávanie marketingových aktivít s využitím prostriedkov elektronickej komunikácie, uvedených v zákone o poskytovaní elektronických služieb a v zákone o telekomunikáciách, v tom, predovšetkým, prostredníctvom e-mailu, SMS, priameho telefónneho kontaktu.

Čl. 6 ods. 1 pis. a GDPR

Po dobu zrušenia súhlasu s vykonávaním takých činností, s ktorými ste predtým súhlasili. Po zrušení súhlasu tieto údaje budú spracúvané na účely právneho dokazovania pre potreby prípadne vykonávaných kontrol alebo vymáhaných pohľadávok v tejto súvislosti – t. j. max. 6 rokov od chvíle zrušenia súhlasu.

Hodnotenie kvality poskytovaných služieb.

Čl. 6 ods. 1 pis. a GDPR – za oprávnený záujem Prevádzkovateľa sa považuje hodnotenie kvality poskytovaných služieb, prieskum trhu a potrieb.

Po dobu zrušenia súhlasu, nedlhšie ako 1 rok od obdŕžania posúdenia.

Monitorovanie kamerovým systémom v areáli DEFRO za účelom zaistenia bezpečnosti osôb a majetku, a taktiež v záujme zachovania bezpečnosti informácií.

Čl. 6 ods. 1 pis. c a f GDPR

Uložené obrazové záznamy sú uschovávane po dobu max. 3 mesiacov. Výnimkou sú situácie, keď je záznam dôkazom vo vyšetrovaní vedenom orgánmi presadzovania práva/súdnymi orgánmi (v tomto prípade až po dobu právoplatného ukončenia tohto vyšetrovania, alebo podania námietky).

Vykonávanie výberových konaní

Čl. 6 ods. 1 pis. a  i c GDPR

Až po dobu ukončenia výberového konania na konkrétnu pracovnú pozíciu, a v prípade, keď uchádzač o pracovnú pozíciu poskytne súhlas so spracovaním jeho osobných údajov pre potreby iných výberových konaní – nedlhšie ako 12 mesiacov.

Riadenie ľudských zdrojov – spravovanie záznamov o zamestnancoch, vysporiadaní so zamestnancami a spolupracovníkmi, a taktiež plnenie ďalších povinností uložených Prevádzkovateľovi v súvislosti so zahájením pracovného pomeru a spolupráce s fyzickými osobami

Čl. 6 ods. 1 pis. a, b, c a f GDPR a Čl. 9 ods. 2 pis. b GDPR

Po dobu splnenia uloženej povinnosti súvisiacej s uschovávaním osobných spisov – 50 rokov, a v súvislosti s osobnými spismi zamestnancov zamestnaných po 1. januáre 2019 – po dobu 10 rokov od času zrušenia alebo vypršania pracovného pomeru. Nevzťahuje sa to na prípady zahájenia pracovného pomeru pred 1. januárom 2019, keď DEFRO predloží vyhlásenie o úmysle poskytnutia informačných správ za všetkých zamestnaných v tomto čase zamestnancov, dodávateľov, a tieto správy fakticky predloží.

V prípade občianskoprávnych zmlúv údaje budú uschovávané po dobu vypršania termínov uvedených v právnych predpisoch pre vymáhanie pohľadávok v tejto veci. V prípade iných dokumentov, ktorých doba uschovávania nepodlieha uschovávaniu, ako pri osobných spisoch – budú uschovávane po kratšiu dobu, čiže. napr. po dobu zrušenia súhlasu.

Pri spracúvaní osobných údajov na základe súhlasu – až do okamihu zrušenia tohto súhlasu spolupracovníkom alebo zamestnancom (napr. na spracúvanie fotografie).