Ochrana osobných údajov

RODO

Ochrana osobných údajov

Pre zaistenie transparentnosti a spoľahlivosti realizovaných našou spoločnosťou procesov spracúvania osobných údajov, nižšie uvádzame pravidlá na ochranu osobných údajov platné v DEFRO Sp. z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. komandytowa so sídlom vo Varšave, ustanovené v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES – ďalej len GDPR (Ú. v. EÚ L č. 119, s. 1). V rámci svojej činnosti venujeme veľkú pozornosť záležitostiam súvisiacim so spracúvaním osobných údajov a ochranou informácií, a to nielen z toho dôvodu, že takúto povinnosť nám ukladajú právne predpisy, ale predovšetkým preto, že my sami rešpektujeme právo na súkromie iných a veríme, že je to jeden z najdôležitejších komponentov dobrej spolupráce a budovania dôvery a dobrého imidžu našej spoločnosti.

 

 

Obsah

  1. PREVÁDZKOVATEĽ OSOBNÝCH ÚDAJOV 
  2. ÚČEL SPRACÚVANIA ÚDAJOV
  3. PRÍJEMCOVIA ÚDAJOV
  4. PRENOS ÚDAJOV DO TRETEJ KRAJINY
  5. SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV VYKONÁVANÉ AUTOMATIZOVANÝMI PROSTRIEDKAMI
  6. OPRÁVNENIA DOTKNUTÝCH OSÔB V OBLASTI SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV 

 

1. PREVÁDZKOVATEĽ OSOBNÝCH ÚDAJOV

Prevádzkovateľom osobných údajov je DEFRO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa so sídlom vo Varšave na ul. Solec 24/253, 00-403 Varšava – ďalej len DEFRO.  Prevádzkovateľ je subjekt, ktorý rozhoduje o účeloch a prostriedkoch spracúvania osobných údajov.

Ohľadom všetkých záležitostí súvisiacich so spracúvaním Vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať listom, na adresu uvedenú vyššie, a taktiež prostredníctvom e-mailu zaslaného vymenúvanému v našej spoločnosti dozornému úradníkovi pre ochranu osobných údajov (DSP) – iod@defro.pl

 

2. ÚČEL SPRACÚVANIA ÚDAJOV

Firma DEFRO je jedným z najväčších výrobcov kotlov ú. k. na túhe palivo v Európe. Z dôvodu realizácie nášho obchodného cieľa spracúvame osobné údaje pre nasledujúce účely:

CIEĽ SPRACÚVANIA

PRÁVNY ZÁKLAD A DOBA USCHOVÁVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

DOBA USCHOVÁVANIA

Uzavretie a realizácia zmluvy so zákazníkom alebo dodávateľom

Čl. 6 ods. 1 pis. b a pis. f GDPR (za oprávnený záujem Prevádzkovateľa sa považuje kontaktovanie zamestnancov alebo spolupracovníkov zákazníka/dodávateľa v rámci činností podnikaných s cieľom uzavretia zmluvy, a taktiež jej realizácie.

Po dobu platnosti zmluvy. Po uplynutí tejto doby po dobu vypršania termínov pohľadávok vyplývajúcich zo zmluvy v súlade s predpismi Občianskeho zákonníka a iných.

Zistenie, vymáhanie pohľadávok a obhajoba proti takýmto pohľadávkam

Čl. 6 ods. 1 pis. f GDPR (za oprávnený záujem Prevádzkovateľa sa považuje prijímanie opatrení za účelom vymáhania pohľadávok a obhajoby proti nárokom – v tomto prípade sú zhromažďované údaje zákazníka/dodávateľa, ich zamestnancov alebo spolupracovníkov v rozsahu potrebnom pre vymáhané pohľadávky alebo obhajobu pred nimi.

Po dobu právoplatného ukončenia konaní vykonávaných v súlade s vymáhaním pohľadávok alebo obhajobou proti nárokom, a v prípade exekučných konaní po dobu konečného vysporiadania všetkých vymáhaných pohľadávok. Ak doba vymáhania nárokov je kratšia ako doba uschovávania účtovných dokumentov na daňové účely – takéto dokumenty spoločnosť DEFRO bude uschovávať po dobu potrebnú pre splnenie daňového účtovného záväzku (5 rokov od zakončenia roka, v ktorom sa uskutočnila záležitosť vedúca k vzniku daňových dôsledkov).

Evidencia sťažností a reklamačných postupov

Čl. 6 ods. 1 pis. b a f GDPR – za oprávnený záujem realizovaný spoločnosťou DEFRO sa považujú opatrenia prijímané v súvislosti s posudzovaním reklamácií, vrátane kontaktovania zákazníka/dodávateľa alebo jeho zamestnancov/spolupracovníkov, a taktiež nahrávanie telefonických rozhovorov pre potreby telefonickej obsluhy telefónnych oznámení.

1 rok od dátumu vypršania záruky alebo posúdenia/vysporiadania reklamácie.

Archivácia dokumentov súvisiacich s uzatváranými zmluvami, vrátane účtovných dokumentov

Čl. 6 ods. 1 pis. c a f GDPR

Po dobu splnenia spoločnosťou DEFRO jednotlivých právnych záväzkov súvisiacich s uschovávaním dokumentov, a uvedených v jednotlivých právnych predpisoch. V prípade dokumentov, ktorých uschovávanie nebolo výslovne uvedené v právnych predpisoch – po dobu, ktorá je potrebná pre vymáhanie pohľadávok v súlade s realizáciou oprávneného záujmu Prevádzkovateľa.

Vykonávanie marketingových aktivít bez využitia prostriedkov elektronickej komunikácie, uvedených v zákone o poskytovaní elektronických služieb a v zákone o telekomunikáciách.

Čl. 6 ods. 1 pis. f GDPR – za oprávnený záujem realizovaný spoločnosťou DEFRO sa považuje prijímanie opatrení propagujúcich jej činnosť.

Po dobu podania námietky, uvedenej v Čl. 21 GDPR a oznámenia nám ľubovoľným spôsobom, že nechcete viac dostavať takéto informácie.

Vykonávanie marketingových aktivít s využitím prostriedkov elektronickej komunikácie, uvedených v zákone o poskytovaní elektronických služieb a v zákone o telekomunikáciách, v tom, predovšetkým, prostredníctvom e-mailu, SMS, priameho telefónneho kontaktu.

Čl. 6 ods. 1 pis. a GDPR

Po dobu zrušenia súhlasu s vykonávaním takých činností, s ktorými ste predtým súhlasili. Po zrušení súhlasu tieto údaje budú spracúvané na účely právneho dokazovania pre potreby prípadne vykonávaných kontrol alebo vymáhaných pohľadávok v tejto súvislosti – t. j. max. 6 rokov od chvíle zrušenia súhlasu.

Hodnotenie kvality poskytovaných služieb.

Čl. 6 ods. 1 pis. a GDPR – za oprávnený záujem Prevádzkovateľa sa považuje hodnotenie kvality poskytovaných služieb, prieskum trhu a potrieb.

Po dobu zrušenia súhlasu, nedlhšie ako 1 rok od obdŕžania posúdenia.

Monitorovanie kamerovým systémom v areáli DEFRO za účelom zaistenia bezpečnosti osôb a majetku, a taktiež v záujme zachovania bezpečnosti informácií.

Čl. 6 ods. 1 pis. c a f GDPR

Uložené obrazové záznamy sú uschovávane po dobu max. 3 mesiacov. Výnimkou sú situácie, keď je záznam dôkazom vo vyšetrovaní vedenom orgánmi presadzovania práva/súdnymi orgánmi (v tomto prípade až po dobu právoplatného ukončenia tohto vyšetrovania, alebo podania námietky).

Vykonávanie výberových konaní

Čl. 6 ods. 1 pis. a  i c GDPR

Až po dobu ukončenia výberového konania na konkrétnu pracovnú pozíciu, a v prípade, keď uchádzač o pracovnú pozíciu poskytne súhlas so spracovaním jeho osobných údajov pre potreby iných výberových konaní – nedlhšie ako 12 mesiacov.

Riadenie ľudských zdrojov – spravovanie záznamov o zamestnancoch, vysporiadaní so zamestnancami a spolupracovníkmi, a taktiež plnenie ďalších povinností uložených Prevádzkovateľovi v súvislosti so zahájením pracovného pomeru a spolupráce s fyzickými osobami

Čl. 6 ods. 1 pis. a, b, c a f GDPR a Čl. 9 ods. 2 pis. b GDPR

Po dobu splnenia uloženej povinnosti súvisiacej s uschovávaním osobných spisov – 50 rokov, a v súvislosti s osobnými spismi zamestnancov zamestnaných po 1. januáre 2019 – po dobu 10 rokov od času zrušenia alebo vypršania pracovného pomeru. Nevzťahuje sa to na prípady zahájenia pracovného pomeru pred 1. januárom 2019, keď DEFRO predloží vyhlásenie o úmysle poskytnutia informačných správ za všetkých zamestnaných v tomto čase zamestnancov, dodávateľov, a tieto správy fakticky predloží.

V prípade občianskoprávnych zmlúv údaje budú uschovávané po dobu vypršania termínov uvedených v právnych predpisoch pre vymáhanie pohľadávok v tejto veci. V prípade iných dokumentov, ktorých doba uschovávania nepodlieha uschovávaniu, ako pri osobných spisoch – budú uschovávane po kratšiu dobu, čiže. napr. po dobu zrušenia súhlasu.

Pri spracúvaní osobných údajov na základe súhlasu – až do okamihu zrušenia tohto súhlasu spolupracovníkom alebo zamestnancom (napr. na spracúvanie fotografie).

 

Poskytnutie osobných údajov, v závislosti od účelu spracúvania, môže byť zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou alebo podmienkou pre uzavretie zmluvy. V rozsahu, v ktorom chcete používať služby firmy DEFRO, poskytnutie osobných údajov bude nevyhnutné pre uzavretie zmluvy, a taktiež je potrebné na splnenie nami našej zákonnej povinnosti. Následkom neposkytnutia osobných údajov je nemožnosť uzavretia zmluvy. V prípade všetkých zvyšných účelov, keď sa spracúvanie osobných údajov uskutočňuje na základe súhlasu – ich poskytnutie je dobrovoľné. Následkom neposkytnutia osobných údajov bude nemožnosť podniknutia firmou DEFRO primeraných krokov v rozsahu, v akom ste nesúhlasili s poskytnutím údajov. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania, ktoré sa uskutočňovalo na základe súhlasu pred dátumom odvolania tohto súhlasu.

 

3. PRÍJEMCOVIA ÚDAJOV

Vaše údaje firma DEFRO môže sprístupniť subjektom:

  • hospodárskym subjektom a fyzickým osobám podnikajúcim hospodársku činnosť a spolupracujúcim i podporujúcim DEFRO v oblasti služieb poskytovaných zákazníkom – najmä v oblasti servisných a montážnych služieb;
  • hospodárskym subjektom spolupracujúcim s DEFRO v oblasti poradenských služieb, vrátane právnických kancelárií, audítorským spoločností, vzdelávacích a poradenských spoločností;
  • hospodárskym subjektom, ktoré podporujú DEFRO v oblasti prevádzkovanej hospodárskej činnosti, najmä dodávateľom externých teleinformatických systémov, subjektom spolupracujúcim v rámci marketingových kampaní;
  • bankám v rámci správy účtov;

Osobné údaje môžu tiež byť poskytované štátnym orgánom a iným orgánom oprávneným na základe príslušných právnych predpisov a za podmienok uvedených v právnych predpisoch.

 

4. PRENOS ÚDAJOV DO TRETEJ KRAJINY

DEFRO spracúva osobné údaje výlučne na území krajín Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru. Neprenáša ich do tretích krajín.

 

5. SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV VYKONÁVANÉ AUTOMATIZOVANÝMI PROSTRIEDKAMI

Osobné údaje nebudú spracúvane pomocou automatizovaných prostriedkov, a tiež nebudú podliehať profilovaniu, uvedenom v GDPR.

 

6. OPRÁVNENIA DOTKNUTÝCH OSÔB V OBLASTI SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Každá osoba, ktorej osobné údaje spracúvame, má právo na prístup k svojim údajom a právo na opravenie, vymazanie, obmedzenia spracovania, a taktiež právo na námietku proti ich spracúvaniu alebo prenášania svojich osobných údajov – v súlade a za podmienok uvedených v čl. 12-23 GDPR.

Okrem toho, osoba, ktorej osobné údaje spracúva DEFRO, má právo podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým v Poľsku je predseda Úradu pre ochranu osobných údajov. Viac informácií o Úrade pre ochranu osobných údajov a spôsobe podávania sťažnosti nájdete na stránke: www.uodo.gov.pl

 

Dúfame, že poskytujúc tieto informácie sme Vám priblížili naše podmienky a potreby spojené so spracúvaním osobných údajov. Chceli by sme ešte ráz zdôrazniť, že v prípade akýchkoľvek otázok môžete nás kontaktovať, najlepšie cez dozorného úradníka pre ochranu osobných údajov na adresu iod@defro.pl

Srdečne pozdravujeme

DEFRO

 

Licznik odwiedzin: 9035487 , dzisiaj: 11 , wczoraj: 13 , online: 0